Tuen saajalle

Apurahaan saattaa liittyä erityisehtoja. Erityisehdot ilmoitetaan tukipäätöksessä, jonka rahasto lähettää sähköpostitse.
Apurahaa ei makseta ennen kuin ehdot ovat täyttyneet. Ehdoissa vaaditut tiedot on lähetettävä sähköisesti Omalta sivulta maksatuspyynnön yhteydessä.

Tärkeää: Koronaviruspandemia vaikuttaa monien projektien aikatauluihin ja toteuttamiseen. Rahasto suhtautuu joustavasti kaikkiin tilanteesta johtuviin projektimuutoksiin. Jos projektisuunnitelmanne muuttuu merkittävästi, voitte liittää maksatuspyynnön yhteyteen kuvauksen muutoksista sekä uuden toteutussuunnitelman tai aikataulun projektille.

Apuraha voidaan käyttää vain hakemuksessa kuvattuun tarkoitukseen. Jos projektiin tehdään merkittäviä muutoksia hakemuksen lähettämisen jälkeen, niihin on saatava rahaston ennakkohyväksyntä. Muutokset ovat merkittäviä, jos ne liittyvät esimerkiksi:

• pohjoismaisiin osallistujamaihin
• yhteistyökumppaneihin 
• projektikauden pituuteen
• budjettiin

Rahastoon on otettava yhteyttä myös siinä tapauksessa, jos projektivastaava vaihtuu. Etukäteishyväksyntää ei tarvita pienehköihin muutoksiin, jotka koskevat osallistujalistaa, ohjelmaa ja projektikauden sisäistä aikataulua.

Tilityksen tulee sisältää seuraavat kohdat:

• Otsikko: Projektin tilitys:
  Dokumentista on käytävä selkeästi ilmi, että kyseessä on projektin lopputilitys eikä budjetti.
• Budjettitiedot:
  Näytä vierekkäin projektin alkuperäinen tai rahaston viimeksi hyväksymä rahoitussuunnitelma, toteutuneet tilitysluvut ja näiden erotus.
• Valuutta:
  Kaikki projektiin liittyvät tapahtumat on esitettävä samassa valuutassa. Kaikki Pohjoismaisen kulttuurirahaston apurahat jaetaan Tanskan kruunuissa (DKK). Mikäli lopullinen tilitys on muussa valuutassa, on tilityksessä mainittava se valuuttakurssi, jota käytetään Tanskan kruunun ja toisen valuutan välillä.
• Tulot:
  Sisällytä kaikki budjetoidut ja toteutuneet tulot, ei vain rahaston osuus. Sisällytä kaikki tuen maksatuserät. Muista myös luontaissuoritukset. Opstart-tuissa ei ole vaatimusta muista tuloista – tilitys seuraa budjettiasi.
• Menot:
  Kaikki menot, myös luontaissuoritukset. Tilityksen lukuja ei saa pyöristää: niiden on vastattava projektin todellisia kuluja.
• Tulos:
  Liitä mukaan selitys tilityksen tuloksen ollessa yli- tai alijäämäinen. Jos tilitys on ylijäämäinen, otamme teihin yhteyttä koskien rahaston osuuden takaisinmaksua.
• Päiväys & paikka
• Projektipäällikön käsin kirjoitettu allekirjoitus ja nimenselvennys

Tilityslomake (mallipohja)

• Pohjoismainen kulttuurirahasto valitsee vuosittain tuensaajia satunnaiseen pistokokeenomaiseen tilintarkastukseen. Rahasto ja rahaston tilintarkastuksesta vastaava Tanskan valtiontalouden tarkastusvirasto voivat valita projekteja satunnaisesti tilintarkastukseen viiden vuoden ajan loppuraportoinnin jälkeen.
• Kaikki maksutositteet on siis apurahan suuruudesta riippumatta säilytettävä viiden vuoden ajan projektikauden jälkeen. Huomioittehan, että lasku ei yksinään riitä todentamaan maksutapahtumaa vaan teidän tulee liittää mukaan laskuihin liittyvät kuitit.
• Luontaissuoritus ja vapaaehtoinen työpanos: dokumentoi vapaaehtoistyöhön liittyvät työtunnit ja selvitä mahdollisen vapaan tilankäytön ja työvälineiden yms. käytön rahallinen arvo.
• Huomioithan, että tositteiden on oltava lukukelpoisia seuraavien viiden vuoden ajan. Skannaa tai kuvaa kuitit ja muut tositteet tarvittaessa.

Enintään 200 000 Tanskan kruunun apurahat on vapautettu tilintarkastusvaatimuksesta. Rahasto voi kuitenkin teettää mille tahansa projektille pistokokeenomaisen tilintarkastuksen.

Jos apuraha on yli 200 000 Tanskan kruunua, hyväksytyn tilintarkastajan on tarkastettava ja vahvistettava projektin tilitys.

Projektinne tilintarkastajan tulee lukea rahaston verkkosivuilta löytyvä tilintarkastusohje.

Erillistä tilintarkastusta ei vaadita projekteissa, joissa apurahan saaja on suoraan Pohjoismaiden ministerineuvostolle raportoiva laitos.

Jos apuraha on käytetty muuhun kuin hakemuksessa kuvailtuun toimintaan, rahasto voi pienentää apurahaa tai vaatia koko apurahan takaisinmaksua. Rahasto voi vaatia takaisinmaksua myös, mikäli projektinjohtaja ylittää loppuraportin ja (tilintarkastajan vahvistaman) tilityksen toimitusajan.

Jos tilitys on ylijäämäinen, rahastolla on oikeus vaatia takaisin oma osuutensa ylijäämästä. Rahaston osuus mahdollisesta ylijäämästä vastaa rahaston osuutta projektin kokonaisrahoituksesta.

Jos takaisinmaksuvaatimusta ei noudateta, rahasto siirtää asian perintään.

Tuki voidaan maksaa heti, kun olet saanut ilmoituksen päätöksestämme. Maksatusta haetaan Oma sivun kautta. Sinun on vahvistettava, että projekti etenee hakemuksen mukaisesti.

Sinun tulee myös toimittaa kaikki tarvittava lisämateriaali, jos tukipäätös perustuu erityisiin ehtoihin.

Lopuksi täytät pankkitietosi lomakkeeseen ja liität vaadittavan pankkitodistuksen (Bank Verification Letter).

Käsittelyaika on noin 10 arkipäivää.

Sinun tulee markkinoida ja mainita aktiivisesti Puls-ohjelma osana viestintää.

Sinun on osallistuttava vuosittaiseen Puls-verkoston kokoukseen. Valitettavasti emme pysty totetuttamaan suunniteltua tapaamista Reykjavikissa marraskuussa 2020. Tapaaminen on siirretty marraskuulle 2021.

Sinun täytyy aktiivisesti pitää huolta siitä, että rahastolla on päivitetty tieto Puls-ohjelmaan liittyvästä esitystoiminnasta.

Sinun on toimitettava vuosittain raportti ja tilitys Puls-toimintaan liittyen.

Merkittävien muutosten ilmaantuessa tulee sinun hakea rahaston hyväksyntä muuttuneeseen ohjelmaan.

Voit muuttaa enintään kolmasosan hakemuksessa olleesta esitysohjelmasta ilman Pohjoismaisen kulttuurirahaston hyväksyntää sillä ehdolla, että ohjelma täyttää edelleen Puls-ohjelman kriteerit.

Sinun tulee myös ottaa yhteyttä rahastoon, jos siirrät virallisen vastuun projektista jollekin muulle osapuolelle tai jos projektipäällikkö vaihdetaan.

Jos Puls-tukea käytetään muihin kuin hakemuksessa kuvattuihin aktiviteetteihin, rahasto voi vähentää tuen määrää tai vaatia, että koko summa maksetaan takaisin.

Oman sivun kautta täytettävän tilityksen luvut tulee esittää Tanskan kruunuissa.

Tilityksestä pitää selkeästi ilmetä projektin kaikki tulot ja menot. Tilityksen lukuja ei saa pyöristää. Niiden on vastattava projektin todellisia kuluja, jotka on voitava todentaa liitteillä.

Tilityksen tulee olla projektipäällikön allekirjoittama.

Kaikki Pohjoismaisen kulttuurirahaston apurahat jaetaan Tanskan kruunuissa (DKK). Mikäli lopullinen tilitys ei ole tehty tanskankruunuissa, tulee tilityksessä mainita se valuuttakurssi, jota käytetään tanskankruunun ja toisen valuutan välillä.

Jos tilitys on ylijäämäinen, rahastolla on oikeus vaatia takaisin oma osuutensa ylijäämästä. Rahaston osuus mahdollisesta ylijäämästä vastaa rahaston osuutta projektin kokonaisrahoituksesta. Jos takaisinmaksuvaatimusta ei noudateta, rahasto siirtää asian perintään.

Rahaston ei tarvitse vaatia ylijäämän takaisinmaksua, jos vähintään 50-prosentin osarahoitus on toteutunut Puls-projektissa.

Jos Puls-apuraha on yli 200 000 Tanskan kruunua, hyväksytyn tilintarkastajan on tarkastettava ja vahvistettava projektin tilitys.

Projektin tilintarkastajan tulee lukea rahaston verkkosivuilta löytyvä tilintarkastusohje.

Pohjoismainen kulttuurirahasto ja rahaston tilintarkastuksesta vastaava Tanskan valtiontalouden tarkastusvirasto voivat enintään viiden vuoden ajan tilityksen tekemisestä vaatia nähtäväkseen kirjanpidon tositteita. Kaikki tositteet on siis apurahan suuruudesta riippumatta säilytettävä viiden vuoden ajan tilityksen teon jälkeen.

Pohjoismaisella kulttuurirahastolla on oikeus vaatia tuen takaisinmaksua milloin vain, jos Puls-järjestäjä ei enää täytä Puls-ohjelman kriteerejä. Rahasto voi myös tarvittaessa vaatia takaisinmaksua, jos Puls-konserttiohjelma ei täytä Puls-ohjelman kriteerejä.