Nordiska kulturfondens integritetspolicy

Nordiska kulturfonden behandlar alla personuppgifter och uppgifter i allmänhet med sekretess och endast till ändamål som ligger inom Nordiska kulturfondens arbetsområde. Vi ser fortlöpande över våra arbetsprocesser, däribland behandling av ansökningar, för att försäkra oss om att vi arbetar på ett så optimalt och riskfritt sätt som möjligt.

När vi behandlar ansökningar, tar ut statistik från vår webbplats eller skickar ut nyhetsbrev betraktar vi oss själva som registeransvariga. Det innebär att vi både följer EU:s dataskyddsförordning och den danska dataskyddslagstiftningen.

Denna integritetspolicy redogör för Nordiska kulturfondens behandling av personuppgifter, i de fall då vi är registeransvariga.

NÅR VI BEHANDLAR PERSONUPPGIFTER

Vi samlar in och behandlar personuppgifter i samband med vår behandling av ansökningar, vår webbplats och vårt nyhetsbrev. Vi ber endast om personuppgifter som är nödvändiga för det ändamål som du själv samtycker till.

Vilken typ av uppgifter samlas in

Allmänna personuppgifter, som exempelvis namn, adress, telefonnummer och e-postadress till sökande. Våra prenumeranter på nyhetsbrev som anger en e-postadress. Till att föra statistik över användningen av vår webbplats använder vi IP-adresser. Men de anonymiseras, så att vi inte har tillgång till dem.

När vi betalar ut bidrag till sökande ber vi också om bankuppgifter.

Till vilka ändamål samlas uppgifterna in och vad är motiveringen till det

Vi behandlar allmänna personuppgifter för att kunna ta emot och arbeta med ansökningar samt betala ut eventuellt stöd. Därutöver använder vi e-postadresserna till dem som prenumererar på vårt nyhetsbrev, så att vi kan informera om Nordiska kulturfondens verksamhet och aktiviteter. Vi sammanställer webbplatsstatistik för att kunna tillhandahålla relevant och användbar information på vår webbplats till våra användare.

Vi genomför enkätundersökningar och andra undersökningar för att kunna utveckla fonden, så att vi arbetar så optimalt som möjligt och fortfarande är relevanta och aktuella för våra sökande och omvärlden.

Användning av kakor på våra webbsidor

På hemsidan används kakor. En kaka är en liten textfil som sparas i webbläsaren på din dator, smarta telefon, surfplatta eller den enhet du surfar på när du besöker webbplatsen. Kakor gör det möjligt att känna igen din enhet och samla in information om ditt beteende på nätet, bland annat vilka sidor du besöker och vilka funktioner du använder med din webbläsare samt för att säkerställa att den fungerar rent tekniskt. I vissa fall är kakor det enda sättet att få en webbplats att fungera på det avsedda sättet. En kaka är en passiv fil och kan inte samla in uppgifter på din dator, sprida datorvirus eller andra skadliga program. Den är anonym och innehåller inga personuppgifter. Kakor används på i stort sett alla webbplatser.

Du ger själv ditt samtycke till att kakor får användas när du är på vår webbplats.

Läs mer om vår användning av kakor på vår webbplats.

SÅKER BEHANDLING

Vi har vidtagit säkerhetsåtgärder som ska trygga dataskyddet för alla personuppgifter. Vi genomför regelbundet interna uppföljningar av tillgängligheten och efterlevnaden av policyer och bestämmelser.

KÅLLA TILL PERSONUPPGIFTER

Nordiska kulturfonden samlar in personuppgifterna direkt från dig och aldrig av tredje part. Det innebär att du själv vet vilka uppgifter du skickar in till oss.

ÖVERLÅTELSE AV PERSONUPPGIFTER

Vi överlåter enbart personuppgifter i de fall då det krävs enligt lag. Vi har exempelvis ingått databehandlingsavtal med våra leverantörer av ansökningssystem och webbplatsen. Därutöver kan vi överlåta uppgifter i samband med inkassoärenden.

Databehandlingsavtal

Nordiska kulturfonden har databehandlingsavtal som säkerställer att dina uppgifter är skyddade, och vi lever upp till kraven på dataskydd.

Offentliga myndigheter eller tredje part som kräver tillgång och i överensstämmelse med gällande lagstiftning eller bestämmelser

Det kan krävas att vi lämnar ut personuppgifter till offentliga myndigheter, exempelvis Rigsrevisionen, vilket vi gör om det krävs enligt gällande lagstiftning. Det kan exempelvis vara för att kontrollera att vi lever upp till gällande lagstiftning.

Vi tillgodoser endast krav på överlåtelse av personuppgifter om vi är skyldiga att göra det.

UNDER HUR LÅNG TID BEHANDLAS PERSONUPPGIFTERNA

Personuppgifter i mottagna ansökningar

Nordiska kulturfonden raderar personuppgifter när de inte längre är nödvändiga för behandlingen av en ansökan. Det betyder att de raderas inom 12 månader om en ansökan får avslag. Om en ansökan får bidrag sparas uppgifterna i fem år efter den sista utbetalningen. Detta sker för att uppfylla skyldigheterna enligt bokföringslagen.

Personuppgifter i listor till nyhetsbrev

Personuppgifter sparas så länge som prenumeranten vill ta emot nyhetsbrevet. När prenumeranten avsäger sig prenumerationen på nyhetsbrevet raderas personuppgifterna.

Personuppgifter till användning för webbplatsstatistik

IP-adresserna anonymiseras meddetsamma, så att vi inte har tillgång till dem.

E-post

Vi raderar dina e-postmeddelanden när de inte längre är relevanta för ett ärende. Om de är kopplade till en ansökan eller andra ärenden arkiveras de under det relevanta ärendet, men raderas juridiskt från vårt e-postsystem.

Dina rättigheter

Som registrerad (det vill säga användare) har du en rad olika rättigheter som Nordiska kulturfonden som registeransvarig är skyldig att uppfylla. Du har rätt till:

  • att få insikt i vilka personuppgifter som Nordiska kulturfonden har om dig
  • att få eventuella felaktiga eller bristfälliga personuppgifter rättade
  • att få de personuppgifter som Nordiska kulturfonden har om dig borttagna.

Samtycke

När vi behandlar personuppgifter baserat på ditt samtycke har du när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. För att återkalla ditt samtycke till vår behandling av dina personuppgifter ombeds du kontakta Nordiska kulturfondens dataskyddsombud.

Nyhetsbrev

Vårt nyhetsbrev skickas endast ut till mottagare som själva har anmält sig till nyhetsbrevet. Om du inte längre vill få vårt nyhetsbrev kan du anmäla det genom att klicka på ”avbeställ nyhetsbrev” i det nyhetsbrev du har tagit emot från oss. Därefter raderas dina uppgifter.

Borttagning av personuppgifter

Om du vill personuppgifterna borttagna eller begränsade eller vill bestrida Nordiska kulturfondens behandling av dina personuppgifter kan du kontakta Nordiska kulturfondens dataskyddsombud.

ÄNDRINGAR I DENNA INTEGRITETSPOLICY

Vi arbetar också framåtriktat för att behandla dina uppgifter genomsynligt och på bästa sätt. Därför går vi regelbundet igenom och uppdaterar denna integritetspolicy.

Integritetspolicyn är uppdaterad den 24 maj 2018.

Kontakt

Registeransvarig är:
Nordiska kulturfonden
Ved Stranden 18
DK-1061 Köpenhamn
kulturfonden@norden.org 

Om du vill utnyttja dina rättigheter som beskrivs ovan eller om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter eller den här integritetspolicyn är du välkommen att kontakta Nordiska kulturfondens dataskyddsombud (DPO):

Søren Staun
sorsta@norden.org

Klagomål

Om du vill framföra klagomål om vår behandling av personuppgifter ber dig vi dig skicka ett e-postmeddelande med detaljerad information om ditt klagomål till kulturfonden@norden.org. Vi behandlar klagomålet och kontaktar dig.

Du har också rätt att framföra klagomål till Datatilsynet när det gäller dina rättigheter och Nordiska kulturfondens behandling av dina personuppgifter. För ytterligare information om hur du framför klagomål till Datatilsynet hänvisar vi till Datatilsynets webbplats www.datatilsynet.dk.

Reglor

De regler som gäller för Nordiska kulturfondens behandling av personuppgifter återfinns i:

Persondataloven (fram till den 25 maj 2018)
Databeskyttelsesforordningen (efter den 25 maj 2018)
Databeskyttelsesloven (efter den 25 maj 2018)