Nordisk Kulturfonds databeskyt-telsespolitik

Nordisk Kulturfond behandler alle personoplysninger og data i det hele taget med integritet og kun til formål, der ligger inden for fondens arbejdsområde. Vi kigger løbende på vores interne arbejdsprocesser, herunder behandling af ansøgninger, så vi sikrer os, at vi arbejder på den mest optimale og forsvarlige måde.

Når vi behandler ansøgninger, trækker statistik fra vores hjemmeside eller udsender nyhedsbreve, anser vi os selv som dataansvarlige. Det betyder, at vi lever op til både EU’s databeskyttelsesforordning og dansk databeskyttelseslovgivning.

Denne databeskyttelsespolitik handler om Nordisk Kulturfonds behandling af personoplysninger, når vi er dataansvarlige.

VORES BEHANDLINGSAKTIVITETER

Vi indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med vores ansøgningsbehandling, hjemmeside og nyhedsbreve. Vi beder udelukkende om personoplysninger, der er nødvendige til det formål, som du selv giver samtykke til.

Hvilke oplysninger indsamles
Almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse på ansøgere. Vores nyhedsbrevsabonnenter opgiver e-mailadresse. Til at lave statistik på brugen af vores hjemmeside bruger vi IP-adresser. Men disse anonymiseres, så vi ikke har adgang til dem.

Når vi udbetaler støtte til ansøgere, beder vi også om bankoplysninger.

Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor
Vi behandler almindelige personoplysninger for at kunne tage imod og arbejde med ansøgninger samt udbetale evt. støtte. Derudover bruger vi nyhedsbrevsabonnenternes e-mailadresser, så vi kan informere om fondens virksomhed og aktiviteter. Hjemmesidestatistik laver vi for at kunne levere relevante og brugbare informationer på vores hjemmeside til vores brugere.

Spørgeskemaundersøgelser og surveys laver vi for at kunne udvikle fonden, så vi arbejder så optimalt som muligt og fortsat er relevant og aktuel for vores ansøgere og omverden.

Brug af cookies på vores hjemmesider
På hjemmesiden gøres der brug af cookies. En cookie er en lille tekstfil, som gemmes i webbrowseren på din computer, smartphone, iPad eller hvad du ellers surfer nettet med, når du besøger hjemmesiden. Cookies gør det muligt at genkende din computer mv. og samle information om din adfærd på nettet, herunder hvilke sider og funktioner der besøges med din browser, samt sikre at den fungerer rent teknisk. I nogle tilfælde er cookies den eneste måde at få et website til at fungere efter hensigten. En cookie er en passiv fil og kan ikke indsamle oplysninger på din computer, sprede computervirus eller andre skadelige programmer. Den er anonym og indeholder ingen personoplysninger. Cookies anvendes af stort set alle websites.

Du giver selv samtykke til, at der må anvendes cookies, når du er på vores hjemmeside.

Læs mere om vores brug af cookies på vores hjemmeside.

BEHANDLINGSSIKKERHED

Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre databeskyttelse for alle personoplysninger. Vi gennemfører regelmæssigt interne opfølgninger i forhold til tilstrækkeligheden og efterlevelsen af politikker og foranstaltninger.

KILDE TIL PERSONOPLYSNINGER

Nordisk Kulturfond indsamler personoplysningerne direkte hos dig og aldrig hos tredjepart. Det vil sige, at du selv ved, hvilke oplysninger du sender til os.

VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER

Vi videregiver udelukkende personoplysninger, når vi har et lovligt grundlag herfor. Fx har vi indgået databehandleraftaler med vores leverandører af ansøgningssystem og hjemmeside. Derudover kan vi videregive oplysninger i forbindelse med inkassosager.

Databehandleraftaler
Nordisk Kulturfond har databehandleraftaler, der sikrer, at dine oplysninger er beskyttede, og at vi overholder vores databeskyttelsesforpligtelser.

Offentlige myndigheder eller tredjeparter som krævet af og i overensstemmelse med gældende lovgivning eller regulering
Vi kan blive pålagt at udlevere personoplysninger til offentlige myndigheder, fx Rigsrevisionen, hvilket vi udleverer, hvis det er krævet i henhold til gældende lovgivning. Det kan fx være for at kontrollere, at vi overholder gældende lovgivning.

Vi vil kun opfylde anmodninger om videregivelse af personoplysninger, hvor vi har pligt til at gøre det.

TIDSRUM PERSONOPLYSNINGER BEHANDLES

Personoplysninger på modtagne ansøgninger
Nordisk Kulturfond sletter personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige at have for behandlingen af en ansøgning. Det vil sige, at de slettes i løbet af 12 måneder, hvis en ansøgning får afslag. Hvis en ansøgning modtager støtte gemmes oplysningerne i fem år efter sidste udbetalingsaktivitet. Dette sker for at leve op til bogføringsloven.

Personoplysninger i nyhedsbrevslister
Personoplysninger gemmes så længe abonnenten ønsker at modtage nyhedsbrevet. Når abonnenten framelder sig nyhedsbrevet, så slettes personoplysninger.

Personoplysninger til brug på hjemmesidestatistik
IP-adresserne anonymiseres med det samme, så vi ikke har adgang til at se dem.

E-mails
Vi sletter dine e-mails, når de ikke længere er relevante for en sag. Hvis de relaterer sig til en ansøgning eller andre sager, vil de blive arkiveret på den relevante sag, men juridisk slettet fra vores e-mailsystem.

DINE RETTIGHEDER
Som registreret (dvs. bruger) har du en række rettigheder, som Nordisk Kulturfond som dataansvarlig er forpligtet til at opfylde. Du har ret til:

- at få indsigt i, hvilke personoplysninger Nordisk Kulturfond har om dig
- at få korrigeret eventuelle forkerte eller mangelfulde personoplysninger
- at få slettet de personoplysninger, Nordisk Kulturfond har om dig.

Samtykke
Når vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. For at tilbagekalde et samtykke til vores behandling af dine personoplysninger, bedes du kontakte fondens databeskyttelsesrådgiver.

Nyhedsbreve
Vores nyhedsbreve udsendes kun til modtagere, der selv har tilmeldt sig nyhedsbrevet. Hvis du ikke længere ønsker at modtage vores nyhedsbreve, kan du framelde dig ved at klikke på ”afmeld nyhedsbrev” i det nyhedsbrev, du har modtaget fra os. Herefter bliver dine oplysninger slettet.

Sletning af personoplysninger
Ønsker du at få personoplysninger slettet eller begrænset, eller ønsker du at gøre indsigelse mod Nordisk Kulturfonds behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Nordisk Kulturfonds databeskyttelsesrådgiver.

ÆNDRINGER I DENNE DATABESKYTTELSESPOLITIK

Vi arbejder også fremadrettet for at behandle dine oplysninger på bedste vis og gennemsigtigt. Derfor gennemgås og opdateres denne databeskyttelsespolitik løbende.

Databeskyttelsespolitikken er opdateret den 24. maj 2018.

KONTAKT

Dataansvarlig er:
Nordisk Kulturfond
Ved Stranden 18
DK-1061 København
kulturfonden@norden.org

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder som beskrevet ovenfor, eller hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller denne databeskyttelsespolitik, er du velkommen til at kontakte fondens databeskyttelsesrådgiver (DPO):

Søren Staun
sorsta@norden.org

KLAGE

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en e-mail med detaljerne i din klage til kulturfonden@norden.org. Vi vil behandle klagen og vende tilbage.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og over Nordisk Kulturfonds behandling af dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henvises til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

REGLER

De regler, der gælder for Nordisk Kulturfonds behandling af dine personoplysninger, findes i:
Persondataloven (indtil 25. maj 2018)
Databeskyttelsesforordningen (efter 25. maj 2018)
Databeskyttelsesloven (efter 25. maj 2018)