Efter støtte

Hvis dit projekt får tildelt støtte fra Nordisk Kulturfond, modtager du en email med støttebeløb og betingelser for din støtte. I mailen står der, hvordan du anmoder om udbetalinger, og hvordan du lever op til Nordisk Kulturfond regler for anvendelsen af støtte.

Hvis dit projekt får tildelt støtte fra Nordisk Kulturfond, modtager du en email med støttebeløb og betingelser for din støtte. I mailen står der, hvordan du anmoder om udbetalinger, og hvordan du lever op til Nordisk Kulturfonds regler for anvendelsen af støtte. Vær opmærksom på, at I absolut senest skal anmode om 1. udbetaling et år efter den dato, hvor støtten blev bevilget. Udbetaling af jeres støtte sker efter anmodning på Min Side.

SÆRLIGE BETINGELSER?

Der kan være knyttet særlige betingelser til jeres støtte. De særlige betingelser fremgår i tilsagnsbrevet fra fonden. I skal opfylde betingelserne, før vi udbetaler støtten. Dokumentationen indsender I elektronisk via Min Side, når I anmoder om 1. udbetaling.

ÆNDRINGER I PROJEKTET?

OBS! Vi er klar over, at de særlige omstændigheder vedrørende coronavirus kan påvirke mange projekter. Fonden er imødekommende for alle projektændringer, der følger af situationen. Hvis der er ændringer til jeres projekt, skal I sende en beskrivelse af ændringerne, når I anmoder om udbetaling på Min Side.

Støtten må kun anvendes til det formål, som er beskrevet i ansøgningen. Væsentlige ændringer i forhold til den indsendte ansøgning skal på forhånd godkendes af Fondens sekretariat. For eksempel væsentlige ændringer i:

  • nordiske deltagerlande
  • samarbejdspartnere
  • projektperiode
  • budget

I skal også kontakte fonden, hvis I vil overdrage det formelle ansvar for projektet til andre, eller hvis I udskifter projektleder. Mindre ændringer i deltagerliste, tidsplan og program skal ikke godkendes af fondens sekretariat.

Vi udbetaler støtten i én eller to rater afhængig af beløbets størrelse og typen og længden af projektet

1.

BEVILLINGEN UDBETALES I 1 RATE:

  • I alle Opstart og Globus Opstart-projekter
  • Ved projektstøtte til og med 100.000 DKK eller projektperiode under 6 månader
2.

BEVILLINGEN UDBETALES I TO RATER:

  • Hvis projektstøtten er på over 100.000 DKK, og projektperioden er længere end 6 månader

1. SÅDAN UDBETALES STØTTE I 1 RATE

Anmodning af udbetaling

Støtten udbetales efter anmodning på Min sideDu bekræfter at projektet forløber som angivet i ansøgningen, samt dokumenterer særlige betingelser og uploade en bankverifikation. Udbetalingsanmodningen skal indsendes senest et år efter, at støtten er bevilget. Behandlingstiden er normalt 10 arbejdsdage.

Projektet afvikles

Du afvikler dit projekt. Du skal huske at informere os om ændringer og at bruge fondens logo i forbindelse med offentliggørelse og præsentation af dit projekt.

Slutrapport

Du skal afrapportere senest 3 måneder efter projektets slutdato. Har du fået tildelt mere end 200.000 DKK skal du også uploade en revisionserklæring. Slutrapporten udfyldes og indsendes via Min Side.

2. SÅDAN UDBETALES STØTTEN I TO RATER

1. Udbetaling efter anmodning

Støtten udbetales efter anmodning på Min sideDu bekræfter at projektet forløber som angivet i ansøgningen, samt dokumenterer særlige betingelser og uploade en bankverifikation. Udbetalingsanmodningen skal indsendes senest et år efter, at støtten er bevilget. Behandlingstiden er normalt 10 arbejdsdage.

Projektet afvikles

Du afvikler dit projekt. Du skal huske at informere os om ændringer og at bruge fondens logo i forbindelse med offentliggørelse og præsentation af dit projekt.

2. Udbetaling

2. udbetaling sker automatisk midtvejs i projektforløbet.

Slutrapport

Du skal afrapportere senest 3 måneder efter projektets slutdato. Har du fået tildelt mere end 200.000 DKK skal du også uploade en revisionserklæring. Slutrapporten udfyldes og indsendes via Min Side.

Projektets slutrapport og regnskab skal udfyldes og indsendes senest 3 måneder efter projektets slutdato. Slutdatoen er den dato, I indtastede i ansøgningen. Hvis fonden har godkendt nyt sluttidspunkt, vil dette være gældende.

REGNSKAB

Projektregnskabet skal indeholde følgende informationer:

  • Overskrift: Projektregnskab:
    Det skal fremgå, at der er tale om et afsluttende projektregnskab, ikke projektets budget.
  • Projektbudget:
    Sidestil projektets godkendte budget, dvs. den planlagte økonomi, og de endelige regnskabstal og angiv differencen.
  • Valuta:
    Alle indtægter og udgifter skal sammenfattes i én navngiven valuta. Fondens bevillinger angives i danske kroner (DKK). Hvis regnskabet ikke er i danske kroner (DKK), skal omregningskurs angives.
  • Indtægter:
    Angiv alle projektets budgetterede og realiserede indtægter, ikke kun fondens andel af finansieringen. Angiv alle fondens udbetalingsrater sammenregnet og projektets eventuelle in kind-finansiering. Der er ingen krav om andre indtægter i Opstart-projter – følg dit budget.
  • Udgifter: 
    Alle projektets udgifter, inkl. in kind. Regnskabets poster må ikke afrundes, og de skal stemme overens med projektets faktiske udgifter.
  • Resultat:
    Hvis resultatet ikke er nul, skal der indsættes en kommentar hertil. I tilfælde af overskud vender fonden tilbage til dig angående tilbagebetaling af fondens andel af overskuddet.
  • Dato & sted
  • Navn og håndskreven underskrift af projektlederen


Skabelon til regnskab

DOKUMENTATION OG STIKPRØVEKONTROL
  • Nordisk Kulturfond udvælger hvert år et antal støttemodtagere til regnskabsmæssig stikprøvekontrol. Nordisk Kulturfond og Den Danske Rigsrevision, der reviderer fondens regnskab, kan i op til fem år efter slutrapportering kræve regnskabet udtaget til stikprøvekontrol.
  • Det er vigtigt at gemme enhver faktura, kvittering og anden dokumentation, der verificerer udgifter i projektet.
  • In kind: Dokumentér frivilligt arbejde med en beregning af arbejdstid og fri brug af fx venues eller materialer med dokumentation/beregning af pengeværdien.
  • Bemærk, at dokumentationen skal være læsbar i fem år. Scan eller fotografer dokumenterne, hvis det er nødvendigt.
KRAV OM REVISIONSERKLÆRING FOR STØTTE OVER 200.000 DKK

Støtte til og med 200.000 DKK er fritaget krav om revision. Projektet kan dog udtages til stikprøvekontrol og gennemgås i så fald af fonden.

Alle bevillinger over 200.000 DKK skal revideres og attesteres af en registreret/godkendt eller autoriseret revisor.

Hvis jeres projekt skal revideres, skal jeres revisor læse fondens revisorvejledning.

Særskilt revision kræves ikke for projekter, hvor støttemodtager er en institution, der rapporterer direkte til Nordisk Ministerråd.

KRAV OM TILBAGEBETALING

Hvis støtten er anvendt til andet formål end beskrevet i ansøgningen, kan fonden reducere eller kræve det fulde beløb tilbagebetalt. Fonden kan også kræve støtten tilbagebetalt, hvis fristen for indtastning af slutrapport (med uploadet regnskab og eventuel revision) overskrides.

Hvis regnskabet viser overskud, har fonden ret til at kræve sin andel af overskuddet tilbagebetalt. Fondens andel af et eventuelt overskud svarer til fondens andel af projektets totale finansiering.

Hvis krav om tilbagebetaling ikke opfyldes, overlader fonden sagen til inkasso.

Projektets slutrapport skal udfyldes og indsendes via Min Side. Husk, at du skal bekræfte med din underskrift, at du har brugt støtten til de formål, der er beskrevet i ansøgningen.

I forbindelse med alle udbetalingsanmodninger på Min Side, skal støttemodtageren vedhæfte en kontodokumentation fra banken (Bank Verification Letter), der bekræfter, at den konto der ønskes udbetalt til, tilhører bevillingshaver. Dokumentet skal udstedes af banken og indeholde følgende oplysninger:

  • Identifikation af kontoejer med navn, adresse, oplysning om CVR/organisationsnummer mv.
  • Bankkonto inkl. BIC/SWIFT, IBAN (Europa) eller clearingkode (ikke Europa). Obs! Hvis støtten skal udbetales til en dansk bankkonto, skal du angive registreringsnummer og kontonummer i stedet for IBAN.
  • Bankens navn, adresse, CVR/organisationsnummer 
  • Udstedelsesdato
  • Oplysning om kontaktperson i banken, der kan kontaktes ved spørgsmål
  • Underskrift eller stempel af banken
  • Brevet skal skrives på engelsk eller skandinavisk og sendes som pdf
  • Information om den valuta, som støtten ønskes udbetalt i, såfremt din bank ikke modtager betalinger i DKK

Obs! Et nyt bankverifikationsbrev må maks. være en måned gammel, når den indsendes.
Skifter du konto, eller skal du have penge udbetalt til en anden konto end tidligere, skal du indsende et nyt verifikationsbrev

 

Hvis du har modtaget støtte, skal du kreditere Nordisk kulturfond i forbindelse med offentliggørelse og præsentation af dit projekt. Du skal så vidt det er muligt anvende fondens logo.

Kreditering bør fremgår af alt skriftligt materiale samt på projektets hjemmeside og i digitale produktioner.

Logoet er i standardformat. Skaleringen må ikke ændres.


Fondens logo
Til print:
Nordisk Kulturfond LOGO (ai)

Til digital brug: 
Nordisk Kulturfond LOGO (png)
Nordisk Kulturfond LOGO (jpg)

Nordisk Kulturfond LOGO white

Globus Opstart
Til print:
Globus Opstart LOGO black (ai)
Globus Opstart LOGO white (ai)

Til digital brug:
Globus Opstart LOGO black RBG (jpg)
Globus Opstart LOGO black CMYK (jpg)
Globus Opstart LOGO black RBG (png)
Globus Opstart LOGO white RGB (png)

Puls
Til print:
Puls LOGO black (ai)
Puls LOGO white (ai)
Puls LOGO black with descriptor (ai)
Puls LOGO white with descriptor (ai)

Til digital brug:
Puls LOGO black (png)
Puls LOGO white (png)
Puls LOGO black with descriptor (png)
Puls LOGO white with descriptor (png)

Hvis du bliver godkendt til at fortsætte som Puls-arrangør i 2020-2021, modtager du en email med støttebeløb og betingelser for din støtte. I boksene herunder står der, hvordan du anmoder om udbetalinger, og hvordan du lever op til Nordisk Kulturfonds regler for anvendelsen af støtte.

Du bliver udpeget som Puls-arrangør for resten af 2020 og indtil juli 2021.

UDBETALING AF STØTTE

Udbetaling af støtte kan ske, så snart du har modtaget svar fra os. Du anmoder om udbetaling på Min side. Her skal du bekræfte, at projektet forløber som angivet i ansøgningen.

Desuden er det her, du dokumenterer eventuelle særlige betingelser for din støtte.

Endelig indtaster du her dine kontooplysninger, vedhæfter en såkaldt bankverifikation (læs mere her) og viser, hvordan du krediterer fonden.

Behandlingstiden for udbetalinger er normalt 10 arbejdsdage.

SÆRLIGE VILKÅR FOR AT MODTAGE PULS-STØTTE

Du skal bidrage aktivt til markedsføringen af Puls.

Du skal hvert år deltage i et årligt Puls-netværksmøde. Desværre er det pga. corona ikke muligt at mødes i Reykjavik i november 2020 som planlagt. Mødet er udskudt til november 2021.

Du skal løbende indsende opdateringer på de bekræftede artister, du præsenterer i dit Puls-musikprogram.

Du skal årligt indsende en evaluering og et regnskab.

HVIS DER SKER ÆNDRINGER I MIT PROJEKT

Væsentlige ændringer i dit projekt i forhold til den indsendte ansøgning skal på forhånd godkendes af fondens sekretariat.

Ændringer på op til 1/3 af det ansøgte Puls-koncertprogram skal ikke godkendes af fondens sekretariat. Men alle Puls-koncerter skal dokumenteres og indsendes til fondens sekretariat.

Du skal også kontakte fonden, hvis du overdrager det formelle ansvar for projektet til andre, og hvis projektlederen udskiftes. 

Hvis støtten er anvendt til et andet formål end beskrevet i ansøgningen, kan fonden reducere eller kræve det fulde beløb tilbagebetalt.

Regnskab og afrapportering
Når jeres Puls-projekt afsluttes, skal der laves en afrapportering og indsendes et regnskab for støtten. Afrapportering skal indsendes via Min Side senest tre måneder efter, projektet er afsluttet.

KRAV TIL REGNSKAB

Regnskabet i formularen på Min Side skal være i danske kroner (DKK).

Der skal derudover vedlægges et underskrevet og dateret regnskab som bilag. Det skal være underskrevet af projektlederen eller en anden ansvarshavende person. Hvis det vedlagte regnskab ikke er i danske kroner (DKK), skal det fremgå, hvilken valuta det er i, og hvilken kurs der er regnet med.

Regnskabets poster må ikke afrundes. De skal stemme overens med projektets faktiske udgifter, som der skal kunne redegøres for med bilag.

OVERSKUD

Hvis regnskabet viser overskud, har fonden ret til at kræve sin andel af overskuddet tilbagebetalt. Fondens andel af et eventuelt overskud svarer til fondens andel af projektets totale finansiering. Hvis krav om tilbagebetaling ikke opfyldes, overlader fonden sagen til inkasso.

Hvis Puls-projektet viser et overskud, og der har været den påkrævede medfinansiering på minimum 50 % til afholdelsen af Puls-koncerterne, kræver Nordisk Kulturfond ikke en andel af overskuddet tilbagebetalt.

REVISIONSERKLÆRING FOR STØTTE OVER 200.000 DKK PR. ÅR

Hvis Puls-projektet er blevet bevilget mere end 200.000 DKK pr. år, skal der revideres og attesteres af en registreret/godkendes eller autoriseret revisor. Revisoren skal læse fondens revisorvejledning, som findes på fondens hjemmeside.

HUSK AT GEMME DINE REGNSKABER

Nordisk Kulturfond og Den Danske Rigsrevision, der reviderer fondens regnskab, kan i op til fem år efter regnskabsaflæggelsen kræve dokumentation af regnskabet og udtage projektet til stikprøvekontrol. Dette betyder, at I skal opbevare alle regnskabsbilag i fem år efter regnskabsaflæggelsen uanset beløbets størrelse.

FORBEHOLD FOR PULS-STØTTE

Nordisk Kulturfond forbeholder sig retten til at tilbagetrække støtten til en given Puls-arrangør til enhver tid, hvis pågældende arrangør ikke opfylder kravene til at være en del af Puls-satsningen. Derudover kan fonden trække støtten tilbage, hvis Puls-arrangørens musikprogram for et givet år ikke i tilstrækkelig grad lever op til kriterierne for Puls.